文章id: 621 关于期刊的典藏移交流程
今天，有客户通过QQ咨询相关问题。首先，我想说的是，感谢各位客户对我个人的信任，有问题总是第一时间想到我，并通过电话、QQ、电子邮件等直接与我联系以寻求问题答案。我在为大家服务的过程中，因能尽自己一点力去解决客户问题而感到骄傲，并非常乐意继续为客户服务。但也想到另一个问题，很多问题具有普遍性或典型性，如果有一个公开的交流平台，我与客户的勾通沟通（遵跟帖提醒，更正用词）与交流，显然对其他客户也有价值。所以，为了提高交流成果的价值，不至于因重复问题影响交流效率，我建议各位客户多利用公司论坛这个交流平台提交问题。这样，除了我个人能提供帮助外，公司其他同事甚至客户也有机会提供帮助。
现将客户问题贴上：
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我们最近在做明年期刊的订购工作，在系统上做期刊订购的时候，其中有一项是期刊的去向，这里我先说一下我馆期刊去向的问题，我馆期刊去向一般来说都是我们图书馆，但是也有一些特殊的期刊是各个系订阅的，这些特殊期刊一般来说现刊是放到各个系的阅览室，而过期后再由我们图书馆收回做成合订本放到我们馆的期刊库中保存。问题的焦点在于这些特殊期刊在从我馆到各个系的阅览室存放一年左右后，又从各个系的阅览室返回到我馆的期刊库中，在这个过程中系统中如何操作以及体现的问题。
馆里同事的意见是做订购时去向写到各个系，我们再为各个系做一个借阅证，然后，像借书一样，借到各个系的阅览室，收回时再像还书一样还回图书馆。这样做主要是为了防止各个系拿错、遗漏期刊。
但是，我的想法是在做订购时去向可以写到各个系，但是无须为各个系做借阅证，而是让各个系按照系统上的显示的馆藏地直接取走期刊。等还回时再由期刊部的同事统一对还回的期刊批修改馆藏地。因为，我个人感觉借、还操作时针对个体而言的，比如说读者。而像各系阅览室这样的单位，显然不能称之为个体，而应该称之为集体。而对集体操作应该采用软件中的批调拨。如果对集体采用个体的操作，在逻辑上有点说不通。
所以，我想咨询一下您对这项业务在软件操作方面的意见。以您看我们在开展这项业务的时候，应该在软件中进行怎样的操作。
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我的回复是：
对，你的理解非常正确。有以下支持理由：
1、如果把系部当成读者，通过办理借还手续，理论上是可以的，但是，这类读者，借还量太大，假如已借了几百册，再办理后面的借还，都有一个装载当前借阅或借阅历史的开销——即使我们已提供了异步装载的技术（你可以忽略装载内容，它自己逐条装载），在少量的借还中影响不大，但量大后，肯定会有影响的。
2、如果当成读者办理借还，这些书刊，就涉及到借阅时限或权限问题。由于隐私保护，普通读者在OPAC中，是无法看到借阅者的条码号的，会让人奇怪，怎么这些书刊被某个读者长借不还，不公平；也会让读者在这些已借书刊上办理预约白费功夫。
3、本来我们系统的采购功能中，就有馆藏地点预分配这样的好功能，这样你们记到验收时，可以明确具体到的册的归宿（对于没有同时到的书刊，这个记录很有意义，不易导致分发错误）。即使你们工作人员有些转不过弯，认为采购时，都是为图书馆采购的，不愿意预分配，只愿意统一加一个去向为“图书馆”（我看不出这样做有啥好处），那也没关系。你们总得有一个“典藏”操作吧？让相关人员分配现刊的去向时，再批量修改这些刊物的去向（馆藏地）。然后，再办理“典藏移交”，让系部阅览室工作人员与你们的典藏移交人员根据刊的册条码进行验收、移交并打印出移交清单签字划押作为财产凭据。这样做的好处是，充分利用我们的“典藏移交”功能，方便、准确地办理书刊实体的交接工作，并且，在公共查询中，读者可以准确了解到此刊、此期的册实体所在地——假如图书馆自身阅览室的破损或丢失了，也会给读者一个明确的指向——起码，读者有找系阅览室查阅此刊的可能。
当年底来临，图书馆典藏人员可以与系部阅览室人员再次办理典藏信息批修改（册信息修改）和移交操作，只不过，此次交接方向是反向的了。
甚至，图书馆相关人员可以直接在系统中进行装订选择，然后打印一个装订通知单，让系部阅览室工作人员按单下架，归还具有装订价值的期刊，其它的，就不要了——但由于这些不要的刊的馆藏地仍是系部阅览室，也不影响财产交接和日后的盘点清算等。
那么，建议的操作流程如下：
1、在每年订购期刊时，采购环节就为复本（所订期刊的套数）预分配去向（馆藏地址）。建议此时就据实分配，比如图书馆阅览室一套、管理系阅览室一套等。
2、当所订期刊到馆后，记到人员据实勾选相应期之预测册（实体）格子，完成记到。如果该期没到全，可以灵活确定优秀分配的馆藏地点（比如优先分配给图书馆阅览室）。
3、记到后的期刊，可以根据其馆藏地点分捡成堆（手工分堆堆，如果是数据，可以通过记到批次号、册条码、馆藏地点实现数据虚拟集中）。推荐分堆堆后，再制作成“册条码文件”（有些客户觉得其现刊不流通，所以舍不得为现刊加册条码，这是个有趣的话题，可另行交流）。然后，可以利用这个册条码文件，实现馆藏地点的批修改，比如统一改成“XX系统阅览室”（假如采购时，没有预分配具体馆藏地点，只笼统为“图书馆”之类时，就可以通过事后批修改册信息的功能了——其实，这个批修改功能，在大图书馆中会常用的，比如从一楼调拨到三楼等都有可能需要批修改典藏册信息）。
4、然后，与系阅览室工作人员一道，在“典藏移交”环节，根据这个册条码文件装载进待验收册列表，然后，系阅览室工作人员就用条码枪扫描这些拟接收的期刊实体（具体的册）的条形码。在典藏移交流程的这个“验收”环节中，可以很方便实现待移交项的验证，无误，则可打印出一个移交清单由双方签字留存（如果想省打印纸张，也可不打印，反正大家认帐即可，且馆藏地点可以确定具体的归宿了）。
5、年底，系阅览室工作人员把这些期刊抱回图书馆，图书馆工作人员也可先扫描这些刊的册条码，制作成一个条码文件，利用它，可以快捷实现这些刊的馆藏地点变更（比如不管原来什么馆藏地，现在统一改成“图书馆阅览室”等），然后，可以考虑通过典藏移交流程，逐册验证一下，打印个清单给系阅览室工作人员留存。
事实上，通过这样的馆藏地区分与调拨手续，馆藏财产归宿很清晰，事实上，如果再为系阅览室添加内务客户端系统，他们其实就是一个图书馆的分馆或外借处，完全是可以实现本地馆藏的借还管理的。本系统为此还有灵活、严格的操作权限管理：比如，分馆的工作人员不能办理总馆的借还等等。
发表时间: 2010-10-23 13:55:01 最后修改时间: 2011-05-06 12:00:47 |